随着Internet的迅速普及和信息技术的飞速发展和广泛应用，如何运用网络环境对档案信息资源进行挖掘开发和利用，由简单服务向优质服务转变，由封闭服务向开放式服务转变，为档案信息走出铁皮卷宗，服务现实开辟“绿色通道”，加快推进档案资源数字化、信息服务网络化的进程，已成为档案信息部门创新服务机制必须认真思考的重要课题。对此，我们大同市供水排水集团有限责任公司信息处在网络环境下,就档案信息资源如何共享和整合进行了有益的尝试，并取得了较好的效果。 
        局域网基本概况：2002年我们公司新建并投入使用的14层办公大楼，被大同电信公司选定为大同市第一个计算机办公宽带试点小区。

        我们在原有办公网络六个处室20台电脑组成的局域网的基础上，升级了网络服务器。采用了内部数据交换机为三台24口华威F2403交换机，网络综合布线系统中共设置信息点192个，已接入23个处室12位领导计65台电脑，主要是机关处室公司领导等用户。改造后的网络除实现原有的文件共享、设备共享等功能外，增加了Internet接入共享，实现了现有网络中各计算机对Internet的高速浏览。建立起内部的Web浏览系统、电子邮件系统等，机关各处室100余人可以每天上班时，登录互联网，浏览众多网站的信息，是大同市地方企业中上网用户最多的一家企业。

        面对办公条件的改善和局域网的扩大，网络用户增多的新情况，我们信息处作为计算机网络和档案信息管理中心，在享受互联网带给我们大量的快捷信息的同时，一直在思考如何在网络环境下有效地开展档案信息工作，寻求突破口，建立自己的网站，让公司的档案信息在互联网上占有一席之地。改变公司的新闻在其它网站上有限度地发布，修改补充不便，空间较小的状况。

       在经过不断地学习探索和调查研究后，我们提出花钱少，见效快，扬长避短的建网方案，并得到公司领导的重视和支持，通过不断地改进完善，已初步实现了信息资源共享，并朝着网络中心、新闻中心、信息中心的方向发展。具体的方法是：

       1、以互联网公司网站为窗口，主动提供企业动态信息服务。

        为了适应企业信息化建设的要求，增强供水工作的透明度。去年九月，由我们信息处提供信息和栏目设置计划，由技术支持:网易通负责网站制作的“大同市供水排水集团有限责任公司网站”正式开通。它结束了以往公司在大同市有关网站上有网页，而没有网站的历史。至此“市民通过互联网了解公司，公司通过互联网走向世界又多了一条捷径”同时为部分档案信息在互联网上的传播，找到了对外服务的一个窗口。

        为了既节省投资，又可享有品牌级的服务器和良好的网络运行环境，我们公司的网站使用了技术支持:网易通提供的虚拟主机业务，即将信息放在公司的服务器上，享受高速的数据通道服务，有独立的域名和企业邮箱，具有完整的Internet服务器的功能。

        我们公司网站的主要栏目有：⑴公司简介⑵处室简介⑶具有对外营业职能的第三产业简介⑷与市民用水有关的水价、供水器材、接水程序⑸供水法律法规⑹供水常识营销部门简介⑺供水业务⑻企业荣誉⑼供水快讯新闻照片电子邮箱等9个一级栏目，20个子栏目，兼顾了企业应具备的便民性和公益性。比较全面地展示了企业的形象，加强企业形象在访问者心中的认知度，反映了公司的现状。

       公司网站的开通，为我们公司对外发布信息新闻提供了一个窗口，及时更新补充信息是网站的生命力之所在，为了避免办成一个月或三个月的短命网站。我们将增补信息新闻的权限收回到信息处，并确定了专人负责信息填加。保证了公司新闻的及时发布和传播，扩大了公司的知名度，产生了良好的社会效益。半年来，我们在公司网站发表企业动态新闻文章、图片信息60余条，共有8400余人次访问公司网站。

       2、以内网为平台整合企业的信息资源，为公司领导和机关各处室服务。

       在互联网公司网站建设取得一定经验和成效之后，去年四季度，我们又对公司计算机局域网网站进行了重新规划设置，请电脑公司的专业技术人员制作了网站的框架，按照公司的实际情况，设立了公司简介、党群工作、行政管理、生产安全、经营销售信息工作、综合性新闻、企业大事记、照片资料、第三产业简介、最新公文、视频文件、法规友情链接、文章数、文章阅读人次统计等11个一级主栏目和80多个子栏目。放在信息处服务器上共享，确定网址。更新后的网站，主页布局更趋合理，分类更为准确，界面更加友好，扩展的空间加大，查询浏览更为便捷，涵盖了党政工团等部门单位，集文字、数据、图片、声音、视频为一体，是有一定的观赏性和实用性，达到了形式和内容的统一。

       内网开通半年多，已录入或保存各类信息12000条，计80万字。文章阅读：12000人次，扫描填加照片500多张。公司局域网内网首页的更新、完善，为向外网――互联网公司网站传输、转换、发送信息提供了便利。目前公司内网、外网均已正常运转，通过登陆内、外网，就可详细了解公司的重大新闻和信息。

        内网忠实地反映了企业的历史和现状，具有以下几个特点：

        (1) 应用文字和图片的方式，把公司的概况包括处室简介、基层单位简介、三产单位简介共计50多个，扫描录入复制到内网上，从根本上解决机关处室对分布在东南西北，点多面广的厂站队和三产单位接触少了解不多的问题。简介由文字和照片组成。文字介绍由成立时间、职工人数、业务范围、主要事迹，设备设施数据、单位地址、邮编等组成。照片介绍为3-5张，以厂容厂貌，建筑物竣工剪彩，上级领导视察，党代会、职代会、主要负责人工作照等为主。生动形象、图文并茂。把重新拍摄的和档案库房中保存的照片与收集编写的文字简介有机地组合在一起。足不出户就可以全面清晰地了解公司的现状和全貌。

       (2) 运用数码摄像设备，建起视频文件栏目

       自从2002年购置数码摄像机以来，我们就充分发挥该设备的作用，只要公司有重大会议或活动，我们就派专人前去摄像，经剪辑后保存到计算机内，内网建立后，我们将去年公司召开的股东大会，发生的管漏现场、达标验收认证会、表彰会、市领导视察等15个视频文件、加填到视频文件栏目内，再现当时的声音、图像等场景，供公司领导和各处室共享浏览，收到较好的效果。

        (3)设立文件材料目录栏目，致力于建立网上档案目录中心。从2000年档案馆和计算机室合并之后，我们用四年的时间，将1958建司至今40多年的党政工团，生产经营管理、基建设备等档案目录8000多条录入微机，存放在内网上，实现了档案目录数字化和信息共享。迈出了档案管理现代化的重要一步，为今后档案全文存储、查询奠定了基础。

        3、做好内外网站的宣传推广工作。

       由于开办网站在公司信息化进程中属于首次，绝大多数人对互联网世界和局域网概念不清或操作技能欠佳，影响了对公司内外网的浏览访问，为此，在建立内外网之后，我们分别撰写了网站开通的新闻报道，发表在内外网站和公司内部刊物上，并在一楼大厅滚动屏幕上发布，让更多的人知悉公司内外网的网址，同时深入到各处室将网址填加在其电脑的收藏夹和桌面上，方便其查询。

        4、多途径收集信息，随时更新填补网站内容

       时刻关注企业的各项工作，与企业同频共振，广泛收集档案信息，随时更新信息，是办好网站的关键。近几年来，我们主要采取以下方法收集信息。（1）是转载新闻，注意阅读有关报纸，凡是公开发表的涉及公司的新闻信息我们及时从报纸上或其网站上转载复制、粘贴到公司内外网站上。（2）主动收集重大活动情况，下发大事记表收集，用数码摄像机拍摄有关场景、修改编辑信息，转换录入网站。（3）是从公司内部刊物上选择重要的新闻信息。（4）从共享的有关处室特别是文印室的电脑上复制有关信息。（5）从工程竣工验收会议上和接受的档案资料中收集编辑信息。（6）对有价值的信息，除补充到公司内部网站外，还发往行业性网站，在大型的网站上宣传介绍公司企业管理方面成功的经验和取得的成绩。

       5、搞好网上信息的编辑成册和刻录成盘工作。

      把网上分门别类的信息打印成册，发放到有关部门，是档案信息提供利用服务的延伸和发展。是把数字化信息转化为纸质载体的一个过程。每当年底或工作需要，我们就主动把网站上的信息如：综合性数据、新闻报道图片、档案目录、综合性大事记、企业荣誉等信息汇编成册，提供给机关和基层单位。同时将新增的信息刻录成光盘，保存在档案库声像柜中，以便利用。

       近几年来，虽然我们在网络环境下，利用外力和内力，就档案信息服务机制创新做了一些工作，但仅仅是信息化建设的起步阶段和良好开端，还需下大力气，通过坚持不懈的努力，争取公司领导的大力支持，加大投资，引进先进的技术和设备，开创企业信息化建设的新局面。为企业档案信息实现网上完全共享而奋斗。