我们大同市自来水公司是一个进入不惑之年的企业，2000年12月改制为有限责任公司。十几年来，重视企业档案信息工作，以实际行动贯彻落实《档案法》，九十年代初，由于企业档案管理成绩突出，先后被国家档案局，国家人事部，山西省档案局，山西省人事厅，大同市政府评为全国全省全市的档案工作先进集体。企业档案管理晋升为国家一级。

       公司现有职工1382名，职能处室23个，下属生产经营单位14个，有水厂8座，日供水23万立方米，供水管线459.3公里，固定资产2.07亿元。担负着大同市80万人民生活用水和1200多家工商企事业单位的供水重任。

      进入“九五”以来，尤其是近几年，我公司档案信息工作并没有停滞不前，而是继续巩固提高，与时俱进，始终坚持以开拓创新为目标，以提供档案信息为己任，强化服务功能，全方位地为企业中心工作服务，把传统的档案信息管理与网络化数字化管理相结合，为提高企业的经济社会效益和管理水平做出了显著的成绩。 

      1、内外结合  多种方式并举   宣传贯彻档案法规 

       档案信息工作是一项涉及面广内容丰富的工作，必须从档案人员、全体员工、社会三个层次抓起，为此他们首先从档案部门做起，悬挂了精心制作的邓小平、江泽民等中央领导同志关于档案信息工作的重要讲话摘要的图板，张贴了《档案法》及其实施办法的挂图。复制并学习《山西省档案管理办法》和《中国档案》期刊登载的中华人民共和国档案专业标准。

       其次，采取多种形式，增强企业群体档案意识，在档案信息专兼职人员中开展包括档案法规在内的“档案信息管理知识竞赛”，在“供水通讯”“给水技术动态”等内部刊物上宣传介绍档案利用效果实例，企业荣誉，基础数据等，开辟了计算机及网络知识讲座。把档案法规及企业档案信息管理经验材料储存到局域网，供有关部门浏览查阅。

        第三，加强档案信息工作的对外宣传报道，把管理中的经验、体会、做法以论文或新闻消息的形式，向行业性报纸、网站，如《山西供水节水报》、《山西档案》期刊，中国水星网站报道，取得了较好的宣传效果。在1999年度和2001年度省市人大、法制、档案部门组织的档案执法检查中名列前茅。

       2、主动适应信息化进行管理体制创新 

       为了由传统管理向现代化管理过渡，1999年企业主要领导在赴外省市考察调研后，结合企业和实际状况，果断地将计算机室与档案馆合并组建成信息处。把档案信息资源与企业局域网相结合，档案管理人员与计算机专业人员相结合，弥补了原档案馆档案人员多，计算机专业人员少，技术力量薄弱的不足，为档案信息管理再上新台阶创造了技术人才优势。同时为档案人员浏览因特网、获取同行业信息，学习先进技术知识提供了便利，较好地适应了知识、信息经济，档案数字化网络化建设发展的需要，为档案信息资源共享奠定了人力物力基础。

       3、运用“两书一表”进行管理方法创新 

       一书即“目标责任书”，是档案信息部门年度的工作目标，也是考核有关处室的依据。一书即“归档通知书”，一表即“大事记采集表”是收集文件材料等信息的手段。前者为定期归档时下发，后者为未到归档期但需收集的大事要事，两者互为补充构成了一个信息收集网，尤其对点多面广办公地址分散不集中的供水企业较为适宜。 

       具体内容和做法是：由分管经理与档案信息部门于年初签订年度目标责任书，将总任务分解到每个档案信息员。每月除对有归档任务的部门进行检查考核外，还要将完成任务情况以报表的方式由分管副经理审核报送到综合考核部门。形成了档案信息部门既是考核部门，又是被考核部门，相互制约、互相监督的机制。从而使文件材料形成积累整理归档得到有效控制，归档率均达到百分之九十五以上。

        所谓归档通知书，是在个别档案信息兼职人员在文件材料分类组卷时容易出现遗漏偏差，导致文件材料归档不及时案卷质量不高的情况下制作并实施的。其主要内容：将应归档的部门及基建设备管理、会计、照片等文件材料归档的基本要求，实际需归档的项目，检查指导时间融为一体。以企业年初制定的经营计划为归档的依据，定期下发归档通知书。避免了口头或电话通知容易造成的延误、遗忘等。同时起到了档案知识“宣传书”的作用，成效明显。

        所谓的大事记表是为定期或不定期地收集大事，年底编撰企业大事记而制作的。它是在吸取了前人一次性下发文件，通知有关部门逐月报道操作性不强、不力、成效不大的经验教训后，制定并实施的。大事记表是由报送部门、报送时间、记载的简要内容范围、编写的基本要求、记载大事的空间、部门负责人、记录人等要素构成。经过多年实践，由于针对性强，易于操作，效果良好。为编写1991年—2002年12个年度约30万字的“企业大事记”提供了大量素材。还因为它真实地记录了企业的发展历程和取得的成绩，发挥了档案信息的作用，受到各级人员的好评，为各项工作提供了极大的便利。

        4、利用人才优势  进行技术创新  档案数字化迈出新步伐 

        信息处的成立，为档案信息的数字化、网络化管理创造了机遇，提高了档案信息处理计算机化的能力。

        目前信息处有11人，具有大专以上学历的人员占90%，微机7台，密集架4节9列。档案资料20079卷，对企业各处室单位的80余台各种型号的微机包括局域网内60台客户机进行技术指导和设备维护。

        为充分发挥档案信息和计算机专业人才的作用，我们运用制作计算机网页技术，以有关处室单机存储的、档案库房保存的档案信息及互联网上的信息为数据源，通过扫描仪扫描，手工录入，软盘复制等手段，在局域网上研制开发了大同市供水排水集团有限责任公司主页。在局域网上建立了“虚拟档案馆”，为部分处室查询利用档案信息和档案信息编研计算机辅助管理提供了便捷的条件。内容包括：1991年至今编发的企业大事记，1958年建司至今的科技档案目录，1985年至今的管理档案目录，1990年至今的国家省市荣誉照片和企业重大活动照片，1958年至今的撤销的机构公章等，近年的企业新闻作品选编，计算机管理档案信息经验材料，水司动态等材料，同时把与供水行业相关的网站与公司主页链接，方便了各处室查询，充实了公司主页的内容。

        迄今为止，企业档案目录已有百分之七十录入微机，当年档案目录全部存入微机，手写体目录被打印体目录所取代，部分档案文件实现了全文存储检索。

       5、提供档案信息服务多元化 

       近几年来，我们充分利用传统的、现代化的服务手段，为企业的精神文明物质文明建设服务，不断拓宽服务领域，实现了档案信息服务的多元化。

       （1）为突发事件提供档案信息服务 

        在今年非典肆虐的四五月期间，作为与人民生活息息相关的供水企业，有无非典事例的发生，不仅仅是本企业的事，而是关系到大同市社会政治稳定，经济发展的大事。为此，在抗击非典的斗争中，我们档案信息部门根据自身的优势和职责，积极为供水设计室、生产调度室、水厂等部门改建供水管线，检修水源井，合理调度提供基建档案和档案复印件，并没有因为非典的蔓延，影响档案信息的提供利用工作。同时，从互联网上下载打印了防治非典的知识指南文字材料30余份，发放张贴到偏远的基层单位，供职工学习掌握防护知识，增强自我保护意识。

        在机关二十多个处室都能查询、浏览的公司主页上，专门设置了防治非典专栏，链接了有关防治非典的基本知识，法律法规的网页，截止目前企业无一人感染非典，为企业安全不间断供水和科学防治非典做出了应有的贡献。

       （2）汇集企业荣誉为精神文明建设服务 

        从八十年代末企业档案部门就对锦旗奖状等不同载体的荣誉实物档案进行了集中统一管理，整理陈列，把它作为一个单位的发展史的一部分来对待，用集体和个人的荣誉教育人、鼓舞人、激励人。每年收集编发企业荣誉册，并将锦旗奖状等荣誉拍成照片保存，按照国家、省、市、局级别分类，一个年度一册，分发到有关处室。至今已编撰了15个年度的企业荣誉材料。对部门撰写工作总结、先进事迹、经验交流材料，编史修志，增强职工的荣誉感、成就感有不可替代的作用。企业荣誉的编撰，为企业连续十多年被建设部、山西省委、大同市委评为省级文明单位，思想政治工作优秀企业提供了实证材料，受到了前来公司复查精神文明建设工作的省精神文明办公室主任韩树勋等一行人的赞扬。

      （3）扩大档案信息传播的内涵和外延拓展服务领域 

        在为各级领导提供档案信息服务的过程，他们坚持把传统与现代方式相结合实现了传递档案信息的多元化。主要有三种途径：①将以纸质为载体的档案目录年度大事记、工程简介等档案信息发往相关的部门，包括各级工会开办的职工图书室，供职工阅览查询档案信息，了解馆藏档案。②在做好档案数字化转换的前提下，将档案信息通过软盘或刻录到光盘上复制到未在局域网内的部门单位的微机上，同时在办公楼一楼大厅的大型显示屏上公布了企业荣誉和综合性大事记等，大大增加了查阅档案信息的途径。以电子文件为载体传输档案信息，无疑是提供档案信息服务的延深和扩展。因而受到有关部门和领导的好评。③加入本市组建的信息数据库网站和在大同市公共场所摆放的电脑触摸查询系统。④建立企业网页，2003年9月1日，公司的网站正式开通。从此“市民通过互联网了解公司，让公司通过互联网走向世界”又多了一条捷径。公司网站的主要栏目有：1、公司简介，2、部分处室简介，3、第三产业，包括九龙泉水制品有限公司、水星给排水设计有限责任公司、水星网吧、兴业工程公司等具有对外营业职能的单位简介，4、供水业务，主要包括水价、供水器材、接水工作程序、供水法律法规、营销部门的介绍，5、企业荣誉，6、供水快讯等7、供水常识，8、用户意见反馈，可发送到专门的电子信箱。它与目前公司在“大同市公众信息网”和“中国大同信息数据库”网站上的公司的网页内容一起，共同构成了公司对外宣传的一个窗口。同时兼顾便民服务性和社会的公益性，增强供水工作的透明度，使大同市民足不出户就可以与“公司有关部门”取得联系，完成办事程序。

       （4）利用设备优势主动提供加工制作服务 

       ①制作小型电话号码本，方便人际交往和业务联系。为了发挥微机打印机等办公自动化设备的功能，提高设备使用率和工作效率，针对企业内部电话全部由四位数的内线改为七位数的直拨电话，号码增多，外出办公开会不便于记忆查询的情况，信息处主动将多张电话号码表上的380多个电话号码、传呼号用计算机处理缩小，印制成五张名片大小的纸上，塑封加固，分发到公司领导、中层干部和站组长手中，受到大家的称赞。②制作名片胸卡，节省外出印制的费用。专门购置了名片纸，裁名片机，在微机上安装制作名片的软件，为中层干部和对外服务窗口单位的营销人员印制名片、身份卡、服务卡、供水稽查证、股权证等10000余张，为企业节约了开支。

       （5）利用网上信息和档案信息为企业生产经营服务 

         ①利用互联网上查询便捷的优势，根据企业当前面临的难点问题，将供水行业网站上的相关信息，不定期地下载编辑，以“网上信息摘要”，“供水法规汇编”等形式分发到有关部门，共计提供了100万字的信息期刊。为企业制定起草大同市供水管理办法，调整供水价格，查询建筑材料厂家信息及其价格，降低基建投资成本提供了参考和依据。②应用与厂家合作开发的供水管理系统为营销服务。采取了三个步骤，即用数字化仪将基建工程竣工后移交的管网图不断补充录入该系统，保证城市供水管网图形的准确性、完整性。通过电脑查询系统提供管线的位置及接点等数据。为公司领导，生产调度，供水管理及营业等部门提供用彩色绘图仪绘制的电脑化的城市供水管网图纸及携带查阅修改方便的小型图册，确保了城市供水工作的顺利进行。③提供原始档案，为企业中心工作服务。近几年来，档案信息部门围绕企业的中心工作开展档案信息工作，想方设法、竭尽全力为企业各项工作服务。坚持主动提供和被动查阅服务相结合，开展了电话咨询服务，上门指导收集，送档到科服务。为企业增调水价，土地纠纷，企业改制，房屋改革，开发新水源，水环境保护，管网改扩建，水源井更新，财务审计，清产核资等项中心工作提供了翔实准确完整的档案材料，受到了大同市审计局、大同市会计师事务所查档人员的赞誉。仅为山西省勘测院陈玮同志撰写《大同市水源地保护规划》提供柱状图，就节省查询复制费20万元。为三十名丢失购房发票的职工出具了已交纳32万元的购房款的档案证明。近五年来，档案部门积极热情地为决策层、执行层服务，共接待查档用户1600人，提供各类档案3200卷，接待参观学习人员1000余人，取得了可观的经济效益和社会效益，为企业节省资金580多万元。

        大同市供水排水集团有限责任公司档案数字化、信息管理网络化的实践证明，档案管理信息化，在搞好档案信息资源建设的基础上，关键是要搞好档案的数字化。档案数字化是档案信息化的核心。只有数字化，才能运用现代信息技术管理档案和传输档案信息，实现档案信息资源共享，才能真正实现档案管理信息化。因此，为了实现档案管理信息化，档案部门必须搞好档案信息资源建设，设置现代信息技术设施，尤其要重视搞好档案数字化建设。要突破传统的档案信息管理范围，开发利用网上档案信息资源，建立虚拟档案馆，或在传统馆藏的基础上增加虚拟馆藏，利用丰富的馆藏信息资源，更好地为党和国家工作大局服务，为经济建设与企业的改革和发展服务。